如何高效表达

Posted by Guofeng Blog on March 13, 2020

很多人在沟通的时候,说了一大堆话,没说明白自己要什么,别人也是听的一头雾水。

相信很多职场人都会遇到这个问题,那么如何才能高效表达呢?

高效表达包含3个层面: 有重点(主题),有结构(3种)、有说服力(参考素材证据),接下来我们将围绕这一主题来分析如何才能高效表达?

一、明确主题

  1. 你沟通的对象是谁? 见人说人话,见鬼说鬼话。道理很简单,需要在沟通前明确你是要跟上级,还是同时沟通,不通的人沟通的点可能不一样。对上级需要非常严谨,所有要讲的内容都要提前想好。 跟同事沟通,则可以以温和的方式。
  2. 提炼主题,先摆出结论,你干什么/你要上级支持你什么

二、如何表达

三个解构,架子

1.时间解构

过去、现在、未来 去之前,执行,执行之后

2.解决问题结构

问题 原因 方案

3.FAB

属性 优势 利益

比如自我介绍: 基本情况+过人之处+可以给别人提供的帮助

三、素材增加说服力

1.数据

增加数据说明,数据合理性,可解释

2.故事

包含3要素:冲突(渴望+障碍) 行动 解决

四、情景一:汇报工作

1.汇报进展

数据进展,定期汇报

2.汇报结果

主题、架构、关键数据+故事

3.汇报问题

问题、原因,解决方案AB(最好对AB方案利弊分析)

给老板做选择,不要让老板回答或者判断,

五、情景二:应对质疑,如何回答的滴水不漏

1.先认可对方的提问

  • 认可提问者:谢谢你提出这个问题,其他人也有同样的疑问。切记不要说,你这个问题提的很好,让对方感觉你是领导
  • 认可事实:正如你所说的
  • 认可感受:看得出xx让你不太满意

2.澄清对方的问题

请对方在陈述一遍,自己在复述一次,确保自己理解了问题

遇到问题不要立即想着回答,这是关键的5S反应时间。要在这关键的5S内,整理你的思路决定回答质疑的完整度,不留后悔的话或者证据。

  • 对方感受到尊重,把氛围营造成对话而不是对抗,撕逼
  • 搞清楚提问的人真是的目的
  • 为自己赢得整理思路的时间

最后定主题,搭架子,填充素材,构思出来一个结构化的表达

六、会议发言:跨团队沟通,怎样让对方接受你的方案

场景:你是公司的一名数据分析师,工作非常忙碌,但总是有其他业务部门的人跑过来找你提临时需求,导致你经常无法按时完成既定工作,严重影响工作效率。于是,你想出一个对策,制定了《业务部门给数据团队提需求的流程和规范》。

这天,你约各业务部门负责人开会,要求他们以后的数据需求必须按照流程走,否则都不接受。但其业务部门往往是老大,他们业绩好、功劳大,并不重视你的要求。这时候,你在会议上要怎么陈述自己的方案,才能推动这件事走下去呢?

经验:各部门的刺头儿需要会前一对一沟通

1.开会推进方案的难点

  • 优先级不同(规范数据发放流程对业务部门不重要)
  • 理解偏差(技术部门觉得提交需求填表容易,而业务部门认为需要花费很多时间;对“快”的时间理解不同)

2.陈述方案框架

  • 开门见山明确想法(谁痛谁负责/解决)
  • 框架采用解决问题(What – Why – How)和FAB(Feature – Advantage – Benefit)
  1. 为什么(合作推进背景,问题为何严重…来获得关注和认同)

  2. 做什么(明确在项目中大家可以怎么做,这是解决问题的方案)

  3. 有什么好处(容易忽略但是很重要的站在对方立场考虑问题,有吸引力的好处能提升方案成功率)

  4. 如何马上行动(临门一脚,可以马上完成的动作,做好即将行动的准备)

3.案例

  1. 开宗明义:未来团队的数据要求必须通过规定流程,否则不接受需求。

  2. 用框架提出方案:

    1
    2
    3
    4
    
      1. 为什么:我理解大家提出每一个需求都很重要,可能关乎几十万营收【认可】。但是临时需求严重扰乱数据需求的处理进度,导致我们的交付时间一次次推迟,影响了哪些按照流程提出需求的部门,也影响了我们部门的工作效率【What – Why 问题/背景】。
      2. 做什么:规范数据要求流程,组织各部门学习按照流程提出需求【How/Feature】
      3. 有什么好处:提升效率,使我们部门更好地支持其它部门业务,也可以提高同事们全局考虑和项目管理的能力【Advantages & Benefits】
      4. 如何马上行动:大家可以看下文件,有问题的现场提出讨论,没问题的会上确认,会后将给全公司发确认方案邮件 【Action】
    

高效表达就是搭建合适的架子,再把关键信息填在合适的位置。结构化思维可以简化信息,让世界变得更加清晰。